Privacyreglement Stichting MiM
Bij Stichting MiM worden in zeer beperkte mate persoonsgegevens bewaard. Deze worden gebruikt om snel in een contact de noodzakelijke persoonsgegevens juist te hebben. Deze contacten vinden altijd plaats in het bijzijn van de cliënt.
Belangrijk is om te weten dat DigiD’s en BSN’s nimmer zullen worden opgeslagen of bewaard. Indien on-line-formulieren worden gebruikt bij aanvragen en dergelijke, worden deze – ná het uitprinten – ook weer verwijderd. Slechts als een vervolgactie noodzakelijk is, zullen wij vragen om de reeds genoteerde gegevens kortstondig te bewaren tot ná de afhandeling van de kwestie of aanvraag.
Dit betekent wél dat u zélf altijd uw eigen persoonsgegevens dient mee te brengen bij een bezoek.
Artikel 1. Bereik
1.1 Dit reglement is van toepassing op de gehele of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
1.2 Dit reglement is van toepassing binnen Stichting MiM en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten én vrijwilligers.
Artikel 2. Doel
2.1 Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over díe gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van cliëntwensen, dan wel de beantwoording van door cliënt gestelde vragen, alsmede de doeleinden zoals die staan omschreven in de statuten en het Beleidsplan van Stichting MiM.
2.2 De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, betreft.
- een goede uitvoering van de dienstverlening die door Stichting MiM wordt verleend;
- het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van gegevens van Stichting MiM;
- het kwantitatief verantwoorden vanuit Stichting MiM aan de gemeente in het kader van de jaarlijkse subsidiëring;
- het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van Stichting MiM;
- het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole.
Artikel 3. Vertegenwoordiging cliënt
3.1 Contacten met derden vinden te allen tijde plaats in het bijzijn van en met volledige instemming van de cliënt.
Artikel 4. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
4.1 Het bestuur van Stichting MiM is verantwoordelijk voor het goed functioneren van (het systeem voor) de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van het bestuur wordt een bestuurslid als beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens.
4.2 Het bestuur van Stichting MiM draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies, dan wel enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
4.3 De in lid 4.1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 4.2 bepaalde geldt onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; in die situatie wordt dat geregeld in een zogenaamde bewerkersovereenkomst tussen de bewerker en het bestuur van Stichting MiM.
4.4 Het bestuur van Stichting MiM is aansprakelijk voor de schade of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is niet aansprakelijk voor de schade of een nadeel tenzij sprake is van opzet of grove schuld.
Artikel 5. Rechtmatige verwerking
5.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
5.2 Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
5.3 Persoonsgegevens dienen – gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
5.4 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
- de cliënt heeft ondubbelzinnig toestemming verleend;
- de verwerking is noodzakelijk ter behartiging van een vitaal belang van de cliënt;
5.5 leder die handelt onder het gezag van het bestuur van Stichting MiM of van de bewerker – en ook de bewerker zelf – verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van het bestuur van Stichting MiM, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.6 De cliënt dient geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens. Stichting MiM informeert de klant tijdens het eerste contact waarbij registratie plaatsvindt dat er persoonsgegevens worden geregistreerd, waarvoor dan ook wederzijds wordt getekend. Tevens wordt de klant geïnformeerd over het bestaan en de wijze van opvragen van het privacyreglement.
Artikel 6. Verwerking van persoonsgegevens
6.1 De verwerking vindt plaats door de vrijwilligers van Stichting MiM voor zover dat met het oog op een goede behandeling van de vraag van de cliënt noodzakelijk is.
6.2 De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
6.3 Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 7 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling van de cliënt.
Artikel 7. Bijzondere persoonsgegevens
7.1 De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve In de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt.
7.2 Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt niet voor zover:
- verwerking plaats vindt met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt;
- de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht voor de rechter.
Artikel 8. Gegevens elders verkregen:
8.1 Bij verkrijging van gegevens buiten de cliënt om (bijvoorbeeld op basis van een terugbelverzoek) deelt de vrijwilliger van Stichting MiM de verkrijging en de inhoud daarvan zo snel mogelijk mede.
Artikel 9. Recht op inzage
9.1 De cliënt heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben.
Artikel 10. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
10.1 Op schriftelijk verzoek van een cliënt gaat de vrijwilliger van Stichting MiM over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van cliënt bevat de aan te brengen wijzigingen.
10.2 De vrijwilliger van Stichting MiM deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet.
10.3 Het bestuur van Stichting MiM draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Artikel 11. Bewaren van gegevens
11.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de cliënt te identificeren, dan die noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
11.2 Het bestuur van Stichting MiM stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven aan de hand van de door de organisatie vastgestelde bewaartermijnen, waarbij de wettelijke richtlijnen in acht worden genomen.
Artikel 12. Klachtenregeling
12.1 Indien de cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot het bestuur van Stichting MiM.
Artikel 13. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift
13.1 Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door het bestuur van Stichting MiM.
13.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze openbaar zijn gemaakt.
13.3 Dit reglement treedt in werking per 1 mei 2018.
13.4 Dit reglement is voor klanten bij de vrijwilliger van Stichting MiM in te zien en is gepubliceerd op de website van de Stichting MiM.
Artikel 14. Onvoorzien
14.1 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van Stichting MiM, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.
